Mis à jour le 23 juillet 2026
Le remboursement des frais professionnels obéit à des règles précises : bien appliquées, ces sommes sont déductibles pour l'entreprise et exonérées de cotisations et d'impôt pour le bénéficiaire ; mal maîtrisées, elles figurent parmi les premiers postes redressés lors d'un contrôle. Voici les barèmes et limites d'exonération applicables en 2026 pour les trois cas les plus courants : les déplacements, les repas et le télétravail.
Les frais professionnels peuvent être remboursés de deux façons. Au réel, sur présentation des justificatifs (facture, ticket), pour leur montant exact. Au forfait, via des allocations dont les montants sont comparés aux plafonds d'exonération fixés chaque année par l'administration. Tant que l'allocation forfaitaire reste dans la limite, aucun justificatif de dépense n'est exigé et la somme est exonérée. Au-delà, le surplus est réintégré dans l'assiette des cotisations, sauf à prouver la réalité de la dépense.
Le barème kilométrique de la DGFiP indemnise l'usage d'un véhicule personnel à des fins professionnelles. Pour 2026 (revenus 2025), il est reconduit à l'identique. Pour une voiture de 5 CV, à titre d'exemple :
| Distance annuelle | Formule (d = km) |
|---|---|
| Jusqu'à 5 000 km | d × 0,636 |
| De 5 001 à 20 000 km | (d × 0,357) + 1 395 |
| Au-delà de 20 000 km | d × 0,427 |
Le taux varie selon la puissance fiscale (de 3 CV et moins jusqu'à 7 CV et plus). Les véhicules 100 % électriques bénéficient d'une majoration de 20 % sur le montant obtenu. Ce barème sert aussi bien au salarié qui opte pour les frais réels sur sa déclaration de revenus qu'à l'employeur qui rembourse des indemnités kilométriques exonérées.
Exemple : une voiture 5 CV parcourant 12 000 km à titre professionnel donne (5 000 × 0,636) + (7 000 × 0,357 + 1 395) = 3 180 + 3 894 = 7 074 € d'indemnités.
Plusieurs limites d'exonération coexistent en 2026 selon la situation. Lorsque le salarié est contraint de se restaurer sur son lieu de travail (travail posté, de nuit, horaires décalés), l'indemnité est exonérée dans la limite de 7,50 € par repas. Lorsqu'il est en déplacement et contraint de manger au restaurant, la limite d'exonération est plus élevée (de l'ordre de 21,40 € par repas). Pour la déduction au titre des frais réels à l'impôt sur le revenu, la valeur du repas pris à domicile retenue comme référence est de 5,45 €. Chaque situation a donc son plafond : les confondre expose à un redressement.
Depuis la généralisation du télétravail, l'URSSAF admet une allocation forfaitaire exonérée pour couvrir les frais engagés à domicile. En 2026, en l'absence d'accord collectif, elle est exonérée à hauteur de 2,70 € par jour de télétravail, dans la limite de 59,40 € par mois. Alternative pratique : une allocation de 10,70 € par mois pour une journée de télétravail par semaine (21,40 € pour deux jours, et ainsi de suite). En présence d'un accord collectif, ces plafonds sont relevés (jusqu'à 3,30 € par jour et 72,60 € par mois). Cette allocation est exonérée de cotisations, de CSG-CRDS et d'impôt pour le salarié tant qu'elle reste dans ces limites.
Le dirigeant peut, lui aussi, se faire rembourser ses frais professionnels par la société, aux mêmes barèmes. Attention toutefois : les remboursements doivent correspondre à des dépenses réelles, engagées dans l'intérêt de l'entreprise, et être justifiés. Un remboursement forfaitaire mal documenté peut être requalifié en complément de rémunération — donc soumis à cotisations. Pour le véhicule, l'articulation avec l'amortissement du véhicule et la taxe sur les véhicules de société mérite d'être arbitrée en amont.
Les frais professionnels figurent parmi les premiers postes examinés lors d'un contrôle URSSAF : allocations dépassant les limites, justificatifs manquants, forfaits non fondés. La règle d'or est simple : conserver les justificatifs, respecter les plafonds annuels et documenter la nature professionnelle de chaque dépense. Une politique de remboursement écrite et des barèmes à jour valent mieux que des régularisations a posteriori.
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